Cuando se pone en marcha una empresa o a lo largo de la vida de ésta, se intenta mantener que los costes de explotación sean lo más bajos posibles. Tiene su lógica puesto que no sabemos cuánto vamos a facturar o si se cumplirán las previsiones de nuestro plan de negocio. A menudo esta reducción de costes nos lleva a prescindir de un servicio técnico que nos ayude cuando lo necesitamos; y esto puede ser un problema. Vamos a ver cinco errores típicos que demuestran lo importante que es contratar un soporte técnico en la empresa.
Porque contar con profesionales que nos ayuden a resolver nuestros problemas, a ser más eficientes con las herramientas de las que disponemos o mantenerlas en perfecto estado no es un gasto, es más bien una inversión. Esto nos permite trabajar de forma productiva provocando que el retorno de la inversión sea de forma muy rápida, gracias a una correcta implantación de las herramientas adecuadas para nuestro negocio.
Muchas horas perdidas intentando resolver problemas
Puede que pensemos que por qué vamos a pagar por algo que podemos hacer nosotros mismos. Es cierto que muchos de los profesionales que utilizan Apple en la empresa lo hacen porque ya lo han empleado de forma particular y están familiarizados con sistemas, aplicaciones o configuraciones. Pero no todo el mundo lo va a estar en la empresa y buscarán ayuda dentro de la misma con algún compañero para resolver el problema. Esto supone una doble pérdida de horas productivas, puesto que ocupa a la persona que tiene el problema y a otro compañero que dejará de hacer sus tareas para ayudarnos.
No contratar un servicio técnico especializado no significa que este servicio no se preste, sino que lo hace alguien en la empresa a nivel interno como una tarea añadida a sus obligaciones habituales. Por ejemplo, podemos tener a un contable que también es el referente informático de la empresa, el compañero al que siempre se acude si hay algún problema. El inconveniente es que esto supone muchas horas perdidas a lo largo del año solucionando problemas, implantando herramientas, enseñando a otros empleados cómo hacer determinadas tareas o simplemente con el mantenimiento de los sistemas.
Porque cuando no estamos seguros y tenemos que acudir a foros, tutoriales o el soporte técnico no especializado para resolverlo podemos entrar en un pozo de horas perdidas buscando por Internet, probando soluciones e intentando que en tu máquina funcione. Una llamada al servicio técnico especializado, donde los técnicos especialistas de Apple nos puede ahorrar no solo mucho tiempo, sino muchos dolores de cabeza si entramos en alguno de estos bucles.
No empezar por lo esencial: la seguridad
Otro de los errores habituales es comportarse en el trabajo tal y como lo hacemos en nuestra casa. Al fin y al cabo aplicamos nuestra experiencia para hacerlo lo mejor posible. Pero nuestro hogar no es el mismo entorno de confianza que el trabajo. Una empresa necesita una serie de medidas de seguridad por el tratamiento de la información y los datos que realiza que no son necesarios en el ordenador de uso personal.
La seguridad de sistemas es fundamental y para saber cómo implementarla es importante que el servicio IT de la empresa pueda apoyarse en especialistas en sistemas macOS o macOS Server que nos den las pautas adecuadas, ya sea que trabajemos en un entorno híbrido con equipos Microsoft y Apple, o solo Apple.
En muchas empresas, sobre todo si están empezando, parece que están trabajando como si lo hicieran en un grupo de amigos. No existe protección de la información, no se implantan políticas y protocolos de seguridad en los accesos a la información y los datos. En muchos casos no hay trazabilidad para saber qué usuario cambió o accedió por última vez a un documento. En otros simplemente es imposible averiguarlo porque todos tienen la misma contraseña de acceso o todos la tienen en una nota adhesiva en su pantalla.
Esto por no hablar de aplicaciones que se pueden instalar para el intercambio de archivos, que pueden suponer un problema grave de seguridad y que, en muchos casos, pueden incumplir las necesidades de protección de datos, especialmente si están en la nube y el cliente ni siquiera sabe si el servidor que aloja dichos archivos se encuentra dentro de la UE y cumple con su legislación, o está en un país fuera de la unión donde las políticas de protección de datos o traspaso y cesión son mucho más laxas.
Y simplemente hay cosas que necesitamos tener claras. ¿Sabemos cómo actuar ante una brecha de seguridad? ¿Dónde está nuestra información? ¿Tenemos copias de seguridad? ¿Puedo recuperar la información de la semana pasada? Si mañana falla mi ordenador, ¿pierdo toda la información? ¿Y si lo que falla es el servidor? Si hay alguna de estas preguntas que no sabemos contestar de forma clara necesitamos un servicio técnico oficial porque no tenemos todo tan controlado como nosotros pensábamos.
Mala configuración de los equipos y errores recurrentes
Todo esto al final acaba por provocar en muchos casos que existan malas configuraciones en los equipos informáticos, dispositivos y aplicaciones. Errores recurrentes que a lo largo del año hacen que se pierdan muchas horas. Y lo que es peor, se asume que hay que trabajar de esta manera simplemente porque no conocemos otra. Es aquí donde un servicio técnico solvente nos puede ayudar a mejorar nuestra productividad de forma notable.
Es habitual encontrar en las empresas sin servicio técnico ordenadores desactualizados. Muchas veces se considera que las actualizaciones son una pérdida de tiempo. No nos permiten trabajar y tenemos que esperar para que se apliquen. Pero no se tiene en cuenta que en su mayor parte corrigen pequeños problemas de funcionamiento detectados o aplican correcciones de seguridad necesarios para el buen funcionamiento de nuestras herramientas informáticas.
¿Qué ocurre cuando tenemos una nueva actualización de macOS disponible? ¿Cómo afectará al rendimiento de nuestros equipos? ¿Necesito actualizarme o puedo mantenerme con la versión actual del sistema? ¿Cómo afecta a las aplicaciones que ya estoy utilizando? Todas estas dudas se pueden resolver fácilmente contando con la ayuda de soporte oficial que evite imprevistos en una actualización y nos ayude a su puesta en marcha.
Olvidar dos claves: mantenimiento y optimización
Pero también un buen servicio técnico nos ayuda a sacar el máximo partido a equipos y aplicaciones en uso. Porque gracias a su conocimiento y experiencia conocen casos de éxito de otras organizaciones cuyas experiencias pueden trasladar a nuestra empresa de forma rápida. Y nos aportan soluciones en las que simplemente ni siquiera habíamos pensado o nos ayudan a determinar cuándo tenemos que renovar un determinado ordenador porque su rendimiento ya no es el adecuado para el tipo de tareas que desarrolla.
El servicio técnico oficial nos puede asesorar saber si merece para darle una segunda vida a un iMac que ya tiene unos años sustituyendo su disco duro magnético por uno más moderno de tipo SSD, por ejemplo, o una ampliación de memoria. O tal vez ese otro equipo no sea ya el más adecuado para realizar edición de vídeo, pero si se puede mantener en otras áreas de la empresa menos exigentes en rendimiento, como puede ser administración, recepción o marketing, por citar algunos ejemplos.
Otras veces lo que necesitamos es una ayuda para separar y priorizar el tráfico de red por departamentos de tal manera que, por ejemplo, los equipos o aplicaciones dedicados a la edición de vídeo tengan prioridad en la gestión de la información sobre los demás ya que van a necesitar más ancho de banda para mover archivos de gran tamaño.
Si algo falla tenemos que volver a trabajar lo antes posible
El tiempo es oro y en la empresa dinero. Las políticas de continuidad de negocio implican que ante un problema tenemos articulada una fórmula para volver a trabajar lo antes posible. De esta forma se han planteado diferentes escenarios que facilitan una solución en función de un problema que afecta a una aplicación, un puesto de trabajo, el servidor, etc.
Para empezar es necesario tener una política de copias de seguridad adecuada. ¿Cómo configuro Time Machine? ¿Cuál es la mejor fórmula para guardar las copias disco duro externo USB o un disco de red? En muchos casos es necesario que el servicio técnico de la empresa se apoye en el soporte oficial y así tener una política de copias adecuada para nuestra empresa. Lo ideal es plantear un esquema de copia diaria, semanal, mensual y mantener una copia fuera de la empresa para recuperación en caso de desastre, como podría ser un incendio, por ejemplo.
Las copias tienen que incluir toda la información necesaria para seguir trabajando como si nada hubiera ocurrido. No solo hay que copiar datos, sino que si necesitamos reducir los tiempos de inactividad y estar preparados ante cualquier tipo de incidentes es fundamental tener copias de los sistemas, configuraciones o máquinas críticas de nuestra organización que permitan recuperarlas lo antes posible.
Un servicio técnico profesional y certificado para Apple
Todo esto pone de manifiesto la necesidad de contar con un servicio técnico profesional y certificado para Apple. No solo nos van a ayudar en el mantenimiento, sino también en la implantación de macOS, macOS Server, iOS y iPadOS en la empresa. Asseco como Apple Authorised Enterprise Reseller en España dispone de diferentes niveles de servicio para dar soporte a las empresas:
- AppleCare OS Support está orientado para ofrecer asistencia técnica a los departamentos informáticos de empresas en la implantación e integración de dispositivos Apple en la empresa.
- AppleCare for Enterprise, pone a disposición de la empresa un responsable de cuenta de AppleCare que se encargará de realizar el análisis de necesidades y detectar posibles problemas de nuestra empresa además de realizar el soporte integral tanto telefónico como las reparaciones de hardware o la integración y gestión de dispositivos móviles dentro de la estructura del directorio activo y las políticas de seguridad de las empresas.
- AppleCare Help Desk Support es un servicio de atención telefónica, y también por correo electrónico, que nos ayudará a resolver los problemas o dudas que puedan surgir con los mejores técnicos de Apple. Podemos tener respuestas de expertos para resolver dudas o problemas a la hora de implantar macOS, macOS Server, iOS y iPadOS en la empresa.
Al final de lo que se trata es de lograr la máxima productividad posible. Trabajar de manera ágil en todo momento. Si por cualquier motivo algo no funciona como debería, tener alguien a nuestro lado que nos ayude a solucionarlo lo antes posible y de forma rápida.
